Je bedrijf krijgt een groep internationale gasten over de vloer. Wekenlang heb je het bedrijfsbezoek tot in de puntjes voorbereid. Je hebt een mooie PowerPoint-presentatie uitgewerkt waarin je je bedrijf in de kijker zet en je hebt zelfs de hulp van andere collega’s ingeroepen.
Wanneer de dag uiteindelijk aanbreekt, lopen je gasten het gebouw binnen. Nu is het aan jou om te tonen wat jouw bedrijf zo uniek maakt. Je begint enthousiast aan je presentatie, maar ... niemand begrijpt wat je zegt. Klinkt je dat bekend in de oren?
Een paar weken geleden belandde ik in een soortgelijke situatie. Een tolkbureau had me ingeschakeld als conferentietolk voor zo'n meertalig bedrijfsbezoek en het liep al van bij het begin mis. De eindklant had in dit geval wel professionele conferentietolken ingeschakeld, maar niet de nodige tolkapparatuur om een kwaliteitsvolle dienst te kunnen leveren. Je kunt dus gerust stellen dat het bezoek niet op wieltjes verliep.
Vóór de bezoekers een rondleiding kregen in de fabriek, gaf een van de managers een presentatie over de vestiging die ze zouden bezoeken. Die korte presentatie werd getolkt naar 5 verschillende talen, en dus waren er 5 tolken aanwezig. En daar zat net het probleem. Aangezien de eindklant geen tolkapparatuur had gehuurd, moesten de tolken de vertaling fluisteren (de tolken zaten naast de bezoekers en fluisterden de vertaling in hun oor). Waarom liep het mis?
➀ Er waren meer dan 30 mensen en 5 fluisterende tolken aanwezig in de zaal. Daardoor was de geluidskwaliteit gewoonweg niet voldoende om goed te kunnen horen en te tolken
➁ Als een van de bezoekers een vraag stelde in een andere taal dan het Engels (bv. het Hongaars), moest die vraag eerst consecutief getolkt worden naar het Engels en vervolgens naar de andere talen
➂ Op sommige momenten was het niet mogelijk om consecutief te tolken, waardoor er heel wat informatie verloren ging
➃ De presentatie die eigenlijk 20 minuten zou duren, nam uiteindelijk meer dan 40 minuten in beslag
We moeten er geen doekjes om winden: heel wat internationale bedrijfsbezoeken lopen vaak niet zoals verwacht. En dat komt niet door een gebrekkige catering of een programma dat wat uitloopt. De boosdoener is hier een stroeve communicatie. En spijtig genoeg gebeurt dit maar al te vaak.
Wanneer de communicatie vastloopt, verlies je niet alleen tijd, maar bovenal de boodschap, de nuances en het vertrouwen van je gesprekspartner(s). Investeren in professionele tolken (niet zomaar iemand die ‘een beetje X spreekt’) en de juiste tolkapparatuur is dan ook een slimme zet en helpt je om jouw bedrijfsbezoek te laten slagen.
Je internationale bedrijfsbezoek of rondleiding in de fabriek heeft pas kans van slagen als je professionele tolken inschakelt. Vergis je niet: een tolk is niet zomaar iemand die twee talen spreekt. Opgeleide tolken zijn echte communicatiespecialisten. Ze brengen jouw boodschap over in een andere taal in dezelfde toon en met dezelfde intentie. En ze hebben daarbij oog voor de subtiele cultuurverschillen.
Maar zelfs de beste tolk is niets zonder de juiste tools. En daar gaan heel wat bedrijven de mist in: ze schakelen tolken in, maar vergeten de apparatuur. Bij Studio SpeakEasy is elk evenement uniek. We bekijken dan ook wat er precies nodig is om het evenement vlot te laten verlopen. Doorgaans doen we de volgende aanbevelingen bij bedrijfsbezoeken.
➀ Als er een grote presentatie wordt gegeven in een aparte zaal voor anderstalige bezoekers, kun je best een tolkcabine installeren. De spreker gebruikt een microfoon en alle bezoekers krijgen een hoofdtelefoon waarmee ze naar de simultaanvertaling kunnen luisteren. Bezoekers horen de vertaling onmiddellijk en de spreker wordt niet onderbroken.
➁ Bij rondleidingen in fabrieken, en zeker in lawaaierige fabrieken, is een draadloze fluisterset (bidule) de beste optie. De spreker gebruikt ook hier een microfoon. Zo kunnen de tolken de spreker goed horen en kunnen ze alles gelijktijdig vertalen voor de bezoekers tijdens de rondleiding.
➂ Als er maar twee talen worden gesproken, kan consecutief tolken een oplossing zijn. Je hebt dan geen specifieke apparatuur nodig, maar het duurt veel langer om een boodschap over te brengen. Consecutief tolken is daarom niet aangewezen bij rondleidingen in een fabriek of bij lange presentaties.
Als je een goede indruk wil nalaten, kies dan voor simultaanvertaling met de juiste tolkapparatuur (een tolkcabine of een draadloze fluisterset).
.png)
Je internationale bezoekers letten op de kleinste details, van de manier waarop je hen verwelkomt, het respect dat je toont voor hun taal en cultuur, tot hoe vlot het bezoek in het algemeen verloopt. Als je professionele tolken inschakelt, toon je dat je hun aanwezigheid op prijs stelt, dat je graag een relatie wilt uitbouwen en dat je het belangrijk vindt dat alles goed verloopt.
Dus: professionele tolken + de juiste apparatuur = een geslaagd bedrijfsbezoek. Als je een bezoek of rondleiding met internationale bezoekers plant, geef dan voldoende aandacht aan een vlotte communicatie. Geloof me: een goede communicatie zal zijn vruchten afwerpen.
